2005年05月24日

5.フォルダーの構成とブックマークの活用

 テキストファイルを管理するうえで重要になってくるのが、フォルダーの構成だと思う。

 フォルダーの良い所は、いわゆるグループわけが出来て、それを階層で管理できるところだろう。
 大きい親グループの下に、子グループを作ってという管理の仕方が可能になる。

 みんなは、どういうふうにフォルダーを作って管理しているだろうか。
 ぼくは、txtというフォルダーを作って、その下にジャンル別にフォルダーを作ってそれぞれのデータを管理している。
 これは、とても使い易い管理法だと思うのだけれど、一つの管理体系でしか管理できないという欠点もある。

 例えば、ぼくは、ソフトをリリースする時には、このHPの更新や、更新履歴、readmeなんかを更新しなければいけないのだけれど、フォルダーの構成としては、ソフト関連のメモや日誌を入れているフォルダーと、ソフトに添付するreadmeや更新履歴のフォルダー、HTMLソースのフォルダーは、別々のところに置いている。

 HP用のHTMLソースは、HPにアップするのと同じ構成にしなければならないので、当然別になる。ソフトに添付するドキュメントは、そのドキュメント以外に、ソフト本体のファイルや、その他の添付ファイルと一緒に置かなければならないので、また別のフォルダーになる。

 でも、それら独立したフォルダーは、HP作成時には、便利に機能しているし、インストール用ファイル作成時にも便利に機能している。ただ、更新時にドキュメントを更新したり、HPの内容をアップする時に更新内容を参照しようとすると、途端にファイルを探す手間が増えてくる。

 これは、フォルダー管理体系が一つしかないためで、ある管理体系のもとでは便利に使えるけれど、別の管理体系が有効な場合には、その効力が発揮されていないということだよね。

 こういった、フォルダーの管理体系を見かけ上たくさん作ることが出来るのが、TF Managerのブックマーク機能だ。
 TF Managerのブックマーク機能は、同じファイルやフォルダーのリンクを別々のブックマークフォルダー上に作ることが出来るので、例えば、作業ごとにブックマークフォルダーを作成して、そのブックマークフォルダーの下に必要なファイルやフォルダーのリンクアイテムを作成すると、作業ごとに適した管理体系をいくつでも作ることができる。
 テキストファイルとフォルダーのみを扱うので、他のファイルと一緒に管理しなければいけないフォルダーよりシンプルにすることが可能だし、同じファイルでも問題なくいくつでもアイテムを作ることができる。

 この機能をうまく使えば、例えば、上記例の場合なら、各ソフトごとにソフト日誌とソフト添付ファイルと、HTMLソースフォルダーを同じグループで管理することが可能になって、ファイルを効率よく更新することができる。

 この機能は、使い方によっては、ファイル編集がとても効率よく行える優れもので、新しいファイル管理体系をつくる可能性を秘めたシステムだと思う。

 自分の利用体系にあわせて、工夫して使ってみて欲しいと思います。

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4.テキストファイルの自己管理の勧め

 たまに、ファイルをセーブする処理が面倒臭いという話を聞くことがある。セーブするファイルを自動で作成して、ファイルを気にすることなくテキストを管理したいというわけだ。

 例えば、メモソフトなどの類には、エディターのようなものではなく、独自のデータ管理構成を持ち、独自のファイルデータ構造を作ることで、書いて終了するだけで、メモを効率よく整理できるものもある。

 こういうソフトは確かに便利だけれど、欠点もある。それは、勝手にファイルを作り管理してしまうというところだ。
 いやいやこれが便利なのではと思うかもしれないけれど、よく考えてみて欲しい。この手のソフトは、何処に、どんな風にファイルが保存されているのかわからない。ユーザーが指定してファイルを作るわけではなく、ソフトが勝手に作ってしまうのだから、ユーザーは全くテキストファイルを認識することが出来ないよね。ということは、このソフトでないと、その内容を見ることが出来ないということだ。
 この手のソフトは、得られるメリットのためにその辺りを割り切って使う必要があるよね。

 個人的にぼくは、このデメリットは、かなり大きいと思っている。まず、テキストファイルとしての共有化が出来ない。テキストファイルで管理されていないから、そのファイルを別のソフトで見ることが出来なくなるよね。
 次に、別のPCとの共有化が出来ない。なぜなら、どこにファイルがあるかわからないのだから、同期をとることが出来ないよね。
 バックアップなどを取る場合も大変だ。(ソフトによっては出来ないかも知れない)

 自分でファイルを管理するということは、確かに最初は面倒なことかも知れない。でも、自分で、何処にどんなファイルが保存されているかを把握しているということは、後々、とても役に立つことになると思わないかな。

 テキストファイルが優れていることの一つが、その共有性だということは、前に書いた。この共有性をうまく活用するためには、ファイル管理をしっかり行う必要がある。ファイル管理を行うとは、自分でファイルを整理して、見出しをしっかりつけて管理するということだ。
 ちょうど、資料をファイルしてファイルに名前をつけて棚に整理することと同じだ。しっかり名前をつけて整理しないと、あの資料はどこにあったかなとファイルをひっくり返すことになる。結果机の上はファイルだらけということになるよね。

 自分でファイルを管理するということは、どの棚に何の資料があって、どのファイルに見たい用紙があるかを認識していることと実は同じなんだ。だから、自分で、棚の配置やファイルの収納の仕方、見出しのつけ方などを工夫することで、いろいろ便利な活用法が生まれてくると思う。
 出張で持っていきたい資料がある場合に、ファイル管理がしっかりされていれば、このファイルとこのファイルを持っていけば問題ないとなるよね。
 電子文章も同じだと思う。

 ファイル整理を工夫すれば、共有、持ち出し、同期やバックアップなど、いろいろ便利な活用方法がうまれてくる。TF Managerを利用して自分の環境に合わせて管理手法を確立してみてはどうだろうか。
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3.テキストファイル名とファイル内容

 前にもちょっと書いたけど、ファイルを開く時、中身を間違えることってないだろうか?ファイルを開く前にユーザーに与えられる情報はというと、ファイル名だ。他の情報は開いてからでないとわからない。そうなると、時間が経ったファイルや、形式的に付けたファイル名なんかだと、どこに何が書いてあったかわからなくなるよね。

 そもそも、Windwowsのファイル名は、ファイルを区別するためにあるもので、ファイルの中身を示すような作りにはなっていないと思う。元々は8文字英数しか使えなかったし、ロングファイルネイムが使えるようになったからといっても、あまり長いファイル名を付けると、エクスプローラやダイアログなどのファイル管理系のソフトが使いにくくなってしまう。

 例えばメルマガの原稿を書く時に、号数ごとにmelmaga01.txtとかつけてると、頭の中に何号にはどんな内容を書いたという対応表がある間でないと、どのファイルに何を書いたかがわからなくなってしまう。記憶力の悪い僕なんか、すぐにわからなくなってしまうよ。

 そこで、ファイルの中身をファイル名以外で知ることが出来る方法がないかなと考えたんだ。ファイルの中身を簡単に知るには、ファイルに見出しをつけることだということはすぐに思いついた。見出しをちゃんと付けて整理すれば、見出しを見れば、ファイルを開かなくてもある程度ファイルを見つけることが可能になるよね。でも、この見出しをどうやって付けるかが問題だ。

 ファイルの作成や削除がそのソフトでしか行われないような専用ソフトだったら、見出しとファイル名とを対応させるテーブルを用意して引用するという手が考えられるけど、テキストファイルのように、いろいろなところで作られて、いろいろなソフトで共有されるようなファイルだと、その方法には無理がある。そうなると、やはり、各ファイルの何処かに見出しデータを埋め込むしかないよね。ファイルに埋め込んでおけば、別のPCでそのファイルを開けたりしても、見出しをきちんと認識できるから、汎用性は広がる。

 TF Managerでは、今、HTMLファイル以外は1行目を見出しとして表示するようにしている。大抵の文章の最初のほうには、その文のお題が入ることが多いよね。だから、1行目にそのファイルのお題を入れておけば、ファイルリストにそれを見出しとして表示してくれるというわけ。見出しが1行目に限定されてしまうところが制限なんだけど、その制限さえ守れば、目次を見るようにファイルを探すことが出来るようになる。この機能は地味なんだけど、とても重宝している。他のソフトとの親和性を崩すことなく、使いやすい機能を実現することが出来ていると思わないかな。

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2.テキストファイルの閲覧

 前回、テキストファイルの閲覧機能の重要性について書いたので、今回は、実際に閲覧するための手法について考察してみよう。

 もぐらのメモ帳を始めとする、一般的なテキストエディターで、テキストを閲覧するには、
  1. 「ファイル」→「開く」から、ダイアログを起動する。
  2. ダイアログのファイルリストからファイルを選択する。
  3. OKボタンを押してファイル開く
open_dialog01.jpg

というのが一般的な手順だろう。
そう、編集するわけではなく、ただ閲覧したいだけでも、この手順を踏まなくてはいけない。たったこれだけのことに見えるけど、この手順は繰り返すと面倒になってくると思わないかな。

 一度ファイルを開いたら、そのファイルの編集はその中だけで終わってしまうような場合は、この方法でもストレスは感じない。なぜなら、この手順を一回すれば済むからなんだ。

 しかし、あるテキストファイルを編集するときに、そのファイルに関連するテキストファイルを参照することを考えると、参照するファイルの数だけこの手順を繰り返すことになる。そう、繰り返す。これが、面倒になってくるんだ。

 これを見てわかるように、一般的なエディターは、開いたファイルを編集するためにはとても優れた機能をもっているけれど、複数ファイルを閲覧することに関しては、あまり機能的とは言えないよね。

 TF Managerは、この点を考慮して、エクスプローラーのようなファイル管理システムを前面に持ってくることにしたんだ。表示されているファイルリストを選択するだけ。たったこれだけで、ファイルの内容を確認し、参照することが出来る。これは、思っている以上に、テキスト作成が楽になるよ。
file_list01.jpg


 これまで、上記手順を繰り返してファイルを参照していたのに、ただ選択するだけで内容を確認出来る。その差は大きいよね。
 ダイアログは、ファイルの内容を確認出来ないから、たまに間違えたりすることもあるよね。そしたら、またあの手順を繰り返して、見つかるまで繰り返さなくちゃいけない。TF Managerならファイルリストの選択を動かすだけでその内容を確認出来るから、間違っても気にならない。内容を確認して編集しなければならない場合は、ダブルクリック一つで、編集ウインドウが開く。とても便利だ。

 これまでの一般的なテキストエディターに比べて、TF Managerはその閲覧性能で優れている。この差は、使ってみると実感できるくらいの差があると思う。

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1.テキストファイル作成のシチュエーション

1.テキストファイル作成のシチュエーション

 テキストエディターとはどういうソフトかというと、文字通りテキストファイルを編集するためのソフトだよね。如何に効率よく簡単にテキストファイルを編集できるかがそのソフトのメインと言ってもいいだろう。

 テキストファイルの編集ということは、テキストファイルを作成するということだけど、実際そのシチュエーションはどうだろう。

 例えば、メルマガの原稿をテキストエディターで書くことを考えよう。その際、みんなは、どうやって原稿を書くかな?

 まず新規作成から新しい画面を立ち上げ、後はひたすら打ち込む・・・

という方はあまりいないのではないだろうか。

 ぼくがメルマガを発行していた時はこうだった。

  1. まず、お気に入りのレイアウトをしたメルマガをコピーしたテキストファイルを作成する。
  2. 次に、そのファイルの必要ヶ所を編集したり、書き足したり、削除したりを行い自分にあったレイアウトファイルを作成する。
  3. そのファイルに実際の内容を書き込み、編集して原稿を作成する。
  4. 二回目からは、毎回新規作成からではなく、レイアウトファイルから原稿を起こす。
 だいたいこんな感じだった。
 ここで重要なことがある。

「新規作成」からではなく「既存のテキストファイル」から編集する
ということ。

 テキストファイルの場合、コピーがとても簡単だよね。だから、自分が一から原稿を書き上げるシチュエーションってあまりないんじゃないかな?
 勘違いしてほしくないのは、文章を自分で考えないという意味ではなくて、その構成やレイアウトまで含めて一から「新規作成」を押して打ち込むシチュエーションがあまりないのではないかということ。

 例えば、日誌をつけている場合ですら、日にちと題名を入れることを考えると、やっぱり何処かから過去の日にちと題名をコピーして修正するのではないだろうか?

 そうなると、テキストエディターにとって大事な機能は、テキストファイルを一から編集する機能よりもまず閲覧する機能ということになるのではないだろうか?

 テキストは、ローカルファイルやメール、ネット上など、いまや至るところに存在しているけれど、それらを効率よく活用していくためには、それらのテキストをファイルとしてうまく管理し、如何に簡単に閲覧できるかということになるよね。
 テキストファイルは参照する機会がとても多い。ということは、閲覧機能を使用する機会は思っている以上に多いと思う。でも、一般的なテキストエディターは、この閲覧機能をあまり重視していないように思えるんだ。

次回は、この閲覧機能について具体的に書いてみよう。

posted by mogura at 01:28| Comment(0) | TrackBack(0) | テキストファイル活用術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

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